La Fédération propose aux Offices des modalités d’accès au site qui assurent à chacun la sécurité pour l’accès des informations le concernant et pour leur consultation. Cette sécurité couvre le respect des règles de confidentialité du dispositif d’expertise (autocontrôle) de la Fédération. Elle s’appuie pour cela sur l’environnement sécurisé des techniques informatiques définies et mises en œuvre dans l’Union.

Dans ce but, elle a conclu avec l’Union un protocole d’accord pour définir les conditions d’inscription du site fédéral dans le dispositif Internet/Intranet HLM. Dans ce cadre, la Fédération garantit aux Offices la pérennité et la fiabilité des services.

Chaque Office informe la Fédération des personnes ayant accès aux différents services. Il assure sous sa responsabilité la sensibilisation de chaque utilisateur aux modalités d’accès, le contrôle et le suivi de la validité des autorisations. Il adapte ses procédures internes de circulation des informations aux exigences de confidentialité le concernant.

La participation au site suppose par ailleurs d’accepter les éventuelles restrictions qui pourraient être demandées dans la circulation des informations professionnelles.

La Fédération diffusera et actualisera les informations sur le site en respectant les modalités et délais de validation définis par les instances fédérales.

Un groupe de travail permanent composé de représentants d’Offices est chargé d’évaluer les
services et de faire les propositions exprimant les attentes des Offices.

Le contenu du site internet de la Fédération Nationale des Offices d’HLM et son évolution sont sous la responsabilité du Conseil Fédéral qui charge le Comité fédéral d’autocontrôle d’en suivre le fonctionnement.

L’accès au domaine professionnel est subordonné à la délivrance d’autorisations individuelles dont les modalités sont décrites ci-dessous :

L’accès individuel au site professionnel nécessite une autorisation donnée par la direction de l’Office. L’utilisation de services spécifiques (DIS interactif, module de calcul des cotisations…) peut faire l’objet d’autorisations particulières.

L’utilisation et l’accès du site sécurisé sont réservés au personnel ou administrateurs en activité. Toute autorisation d’accès doit avoir été précédée de l’inscription de la personne au dispositif Internet/ Intranet HLM conformément au protocole d’inscription défini par l’Union.

La direction de l’Office s’engage à signaler à la Fédération toute personne ne répondant plus
à ces conditions et à demander le retrait de l’autorisation d’accès.

Chaque Office s’engage à assumer dans ce nouveau média le respect des engagements statutaires et déontologiques se référant au but de la Fédération dans l’Union et aux pratiques admises par la déontologie sociale et professionnelle. Il participe à la démarche de la Fédération en l’informant des outils et initiatives qu’il met en place dans ce domaine.
Il contribue à l’évaluation des services proposés.